Ieri il Consiglio Comunale di San Vitaliano con l’astensione dei soli consiglieri di minoranza, ha approvato la prenotazione di spesa sul Bilancio pluriennale delle risorse necessarie per l’attivazione del servizio di archiviazione digitale.
Finalmente, data la fatica che ciascun operatore comunale deve fare ogni volta che serve un documento “datato”, vista l’irreperibilità di tanti documenti sparsi tra uffici e depositi, convinto che una risposta efficace ed efficiente a queste lacune sia la digitalizzazione degli atti da archiviare, ho sollecitato la tecnostruttura per l’intero anno perchè si giungesse a questo risultato.
In febbraio presentai l’archiviazione digitale a tutti i Responsabili degli Uffici Comunali e, ricevendo il loro “disco verde”, ho fatto da pungolo e stimolo perchè riuscissimo a provvedre alla messa in sicurezza di tutti i documenti attraverso l’uso di file in PDF che verranno custoditi sia presso l’Ente che presso una sede terza garantendo così l’unicità del documento archiviato, la sua immodificabiltà tenendo traccia di tutte le modifiche o tentativi di modifica. I vantaggi sono tanti: completo recupero di tutti gli spazi inutilmente occupati dall’archivio cartaceo; abbattimento dei costi di custodia realtivi a scaffali e faldoni; totale ottimizzazione del servizio di archiviazione in quanto la relativa digitalizzazione garantisce riservatezza, efficienza e facilità di ricerca a differenza dello status quo; possibile riqualificazione del personale addetto all’archiviazione cartacea in mansioni di maggior utilità/rendimento per l’ente; immediatatezza della consultazione a mezzo strong authentication, nei suoi singoli documenti con possibilità di stampa e di copia.
Se a quest’iniziativa, si aggiunge anche il “disco verde” dato sempre dal Consiglio Comunale circa l’appostamento in bilancio delle risorse necessarie al restyling del sito web istituzionale di prossima messa “on line”, si può ben dire che l’Amministrazione Comunale sanvitalianese a piccoli passi, si muove per una sempre maggiore integrazione tra prassi amministrativa e innovazione tecnologica.
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